ToDo-Listen: digital oder lieber auf Papier?

In diesem Artikel möchten wir uns der Frage widmen, welches Medium optimal ist um ToDos zu erfassen und abzuarbeiten. Jeder kennt es: da hängt dieser eine Zettel am Kühlschrank auf dem steht, was noch eingekauft werden muss, auf dem Schreibtisch liegt eine Liste von Dingen, die man noch bearbeiten wollte und am Handy hat man eine WhatApp an sich selbst geschrieben, um diese eine wichtige Aufgabe nicht zu vergessen. Sind wir mal ehrlich: die meisten von uns haben kein organisiertes System von Todos, sondern nutzen dieses praktische Zeitmanagement-Tool eher sporadisch. Und so finden wir uns oft in einem Chaos von mehreren nicht aktualisierten ToDo-Listen wieder.

Damit wir die ganze Sache geordneter angehen hilft es immens sich auch ein Medium und einen Ort für seine Todos zu beschränken. Klassischerweise hat man dafür einen Notizblock, seit der Verbreitung des Smartphones gibt es auch zahlreiche Apps, die genau diese Aufgabe übernehmen. Beides hat jedoch Vor- und Nachteile, die man sich durch den Kopf gehen lassen sollte, bevor man sich für eines der beiden Instrumente entscheidet.

Die ToDo-Liste auf Papier

Man braucht nicht viel um seine Todos auf Papier festzuhalten: ein Block und ein Stift reicht völlig aus. Wer besonders fancy sein möchte, kann aber auch zu einem Notizbuch oder zu Post-Its greifen. 

Die Aufgaben direkt vor Augen

von Hand geschriebene ToDos haben den großen Vorteil, dass man die entsprechenden Zettel direkt an den Stellen platzieren kann, an denen man die Aufgaben auch erfüllen wird. So kann ein offener Block auf dem Schreibtisch einem auf einen Blick verraten, was noch zu tun ist, und was man bereits abgehakt hat. Im Gegensatz dazu sind Aufgabenpunkte die man mal in einer App notiert hat schnell vergessen, wenn man die App erst einmal geschlossen hat. 

Erledigte ToDos durchstreichen fühlt sich babamäßig an

Es ist ein viel besseres Gefühl erledigte Aufgaben auf Papier durchstreichen zu können, als sie nur in einer App aus der aktuellen Liste zu löschen. Was man auch machen kann, um sich auf das beenden von Aufgaben zu freuen ist folgendes: Man schreibt die einzelnen ToDos auf einzelne Zettel und platziert auf der anderen Seite des Raumes einen Papierkorb. Sobald man eine Aufgabe nun geschafft hat, kann man den Zettel zusammenknüllen und in den Papierkorb werfen. So kann man den eigenen Arbeitsalltag etwas gamifizieren. 

Papier eignet sich besser für schnelle Skizzen und Anmerkungen

Einfaches Szenario: Man stelle sich vor es warten 10 Aufgagen auf einen, die heute noch erledigt werden müssen. Man kann aber nicht einfach mit einer beliebigen beginnen, sondern manche dieser ToDos bauen aufeinander auf und können erst begonnen werden, wenn andere bereits abgeschlossen sind. Auf Papier lässt sich sowas schnell mit Pfeilen und Verbindungen skizzieren um sich einen Überblick zu verschaffen. In einer elektronischen Applikation lässt sich so etwas schwierig genau so abbilden, wie es der eigenen Vorstellung entspricht. Oft verliert man dann zu viel Zeit damit die Aufgaben möglichst akkurat in der App zu spiegeln und hat so weniger Zeit fürs eigentliche Arbeiten. Gerade eine ToDo-Liste sollte quick and dirty erstellt werden: Schickes Design und Perfektionismus haben hier nichts verloren. 

Die digitale ToDo-Liste als App

Natürlich gibt es auch viele Punkte die dafür sprechen seine ToDos lieber elektronisch zu organisieren. In den letzten Jahren wurden unzählige Tools geboren, die einen dabei unterstützen. Aber ist das wirklich besser, als seine Aufgaben mit Stift und Papier zu erfassen?

Es gibt eine riesige Auswahl an Apps und Plattformen

Google Notizen, Evernote und OneNote dürften den Meisten ein Begriff sein. Auch wenn diese Plattformen eher für allgemeine Notizen gedacht sind, können sie gut für ToDo-Listen genutzt werden. Trello und Monday.com sind ebenso Zeitmanagement-Lösungen, die noch zahlreiche weitere Funktionen bieten und so Anfänger schnell überfordern können. Es ist wichtig für sich ein Mittelmaß zwischen Komplexität, Funktionsumfang und Einfachheit zu finden. Mein persönlicher Favorit unter den ToDo-Listen Tools die ich kenne ist Todoist. Das Tool gibt es sowohl als App als auch als Website: So hat man seine ToDo-Listen auf allen Geräten synchronisiert. Besonders gefällt mir hier, dass man verschiedene ToDo Listen für verschiedene Bereiche des Lebens anlegen und Aufgaben einfach in kleinere Teilaufgaben aufteilen kann.

Alles ist in der Cloud – nichts geht verloren

Ein Blatt Papier verliert man schnell, seine elektronischen ToDos wohl kaum. Selbst wenn man sein Smartphone verlieren sollte, speichern die meisten Plattformen alles online, sodass man keine Sorge haben muss. ToDo-Listen die aus Versehen im Papierkorb landen sind schnell aus dem Sinn und wichtige Aufgaben bleiben auf der Strecke. Bei elektronischen Listen hat man jedoch immer alles zusammen und wird kaum etwas verlieren. Selbst gelöschte ToDos können meistens noch reviewt werden, sodass es ein Leichtes ist, sich den eigenen Fortschritt bewusst zu machen und seine Produktivität tracken kann.

Alles an einem Ort und gut organisiert.

Das Smartphone hat man immer dabei und alle Aufgaben auf einen Blick von überall aus sehen zu können, ist ein Traum. Auf dem Schreibtisch hat man meist schon genug Zettel liegen, man muss sich keine Gedanken mehr machen, ob man die Einkaufsliste mitgenommen hat oder nicht, und man macht sich nicht von physischen Objekten abhängig. Mit einer elektronischen ToDo-Liste ist man einfach mobiler. 

Das Smartphone übernimmt Zeitplanung und Erinnerungen

Wenn ich in Todoist eine Aufgabe erstelle brauche ich nur “Sa 18 Uhr” dahinter schreiben und die App weiß automatisch was damit gemeint ist: bis Samstag 18 Uhr sollte diese Aufgabe erfüllt sein, wenn ich sie bis dahin nicht abgehakt habe, wird mich die App freundlich daran erinnern. Das Smartphone kann einem so helfen Deadlines zuverlässiger einzuhalten –  Papierlisten können dies selbstverständlich nicht. Besonders praktisch finde ich auch die Funktion in Todoist wiederkehrende Aufgaben erstellen zu können, an die man jede Woche erinnert wird. 

Fazit: Es gibt so viele Apps dass man sich kaum entscheiden kann

Ob man nun mit digitalen Listen seine Todos organisiert oder doch beim guten alten Papier bleibt, ist eine knifflige Entscheidung, die jeder für sich selbst treffen muss. Ich persönlich mache mir für größere Projekte digitale Listen in Trello und Todoist, für den Alltag allerdings eher kleine Todo-Listen, die ich am Anfang des Tages schreibe und am Ende des Tages wegschmeißen kann. Auf diesen stehen meist nur so 5-6 Aufgaben, wer sich zu viel vornimmt bleibt in der Planung stecken und kommt nicht ins Handeln.

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